Tipp: „ImmerDabei-Notizbuch“
Für uns Leiter (egal ob im Unternehmen oder im Ehrenamt) besteht immer die Gefahr, dass wir uns verzetteln und die Übersicht verlieren.
Deshalb brauchen wir ein einfaches System, auf das wir zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugriff haben und zu dem wir auch Vertrauen haben.
Bei mir hat sich (obwohl ich elektronische Gadgets liebe) ein simples Taschennotizbuch bewährt. Darin mache ich Folgendes:
- ToDo’s sammeln
Alle Aufgaben und andere “Dran-Denk-Sachen” müssen auf die To-Do-Listen, dass der Kopf frei wird.
Ich hab für jeden Lebensbereich (Arbeit, Privat, Verein) eine Liste (auf den ersten Seiten des Notizbuches). Damit ich die Listen leicht austauschen kann, habe ich PostIts eingeklebt. Übrigens nenne ich diese Aufgabenlisten „DuDarfst-Liste“, das hilft mental ungemein. - Ideen sammeln
Wie mit den ToDo’s verfahre ich auch mit einer Liste für alle möglichen Ideen und Einfälle, die mir so durch den Kopf gehen. - Wochenplanung
Für jede Woche überlege ich mir meine „Big Rocks“, das sind die 5 wichtigsten Aufgaben und Hindernisse, die ich vermutlich zu bewältigen habe, damit ich mit dieser Wochen zufrieden bin und meinen Frieden habe. Dabei bilden die ToDo’s eine Quelle für Inputs. Sie dürfen aber nicht bestimmend sein. Als Christ ist diese Festlegung ein betender und iterativer Vorgang, bei dem ich mit Gott meine Woche durchgehe. Meist notiere ich hierbei auch ein Wochenmotto (z.B. ein Bibelvers). Am Ende dieser Seite lasse ich mir dann noch Raum für Notizen die aus einem Wochenrückblick resultieren. - Tagesplanung
Ich versuche meinen Tag mit einer Begegnung mit Gott zu beginnen. Aus dieser Zeit der Stille versuche ich mir ein Motte für den Tag zu formulieren. Ferne leite ich 3 „Most Important Tasks“ MITs) aus meiner Wochenplanung ab, die ich heute erfüllen will. Daneben habe ich einen Bereich (Batch genannt) in dem sammle ich alle Dinge, die halt auch noch anstehen und getan werden müssen, aber die nicht so wichtig sind. Dieser Batch wächst im laufe des Tages meist mit neuen Inputs.
Zuerst werden die MITs abgearbeitet, die Aufgaben im Batch versuche ich zu bündeln (alle Telefonate hintereinander weg) Für die MITs plane ich Premiumzeit (da wo ich am Besten bin) ein und versuche alles andere darum zu planen. Teile die im Batch sind und nicht erledigt wurden werden am Ende des Tagen in die ToDo-Listen oder auf den nächsten Tag übertragen. - Notizen sammeln
In einem Tag passiert viel. Meetings, Kundengespräche und sonstige Inputs. Die sammle ich einfach auf den Seiten hinter der Tagesplanung fortlaufend. Ich versehe sie mit Datum, eindeutiger Überschrift und einem Rand. Hier markiere ich alle Aufgaben mit einem T und alle Ideen mit einem I. Diese Inputs kann ich dann wieder in meine Listen und meine Tagesplanung (Batch) übertragen. - Terminplanung mach ich darin nicht
Hier arbeite ich noch konventionell mit Outlook, da ich die Sync-Funktion mit dem Smartphone nutze. Aber mir ist wichtig, dass nicht Termine sondern MITs und Big Rocks meine Zeiteinteilung bestimmen, deshalb blockiere ich auch Zeiten für diese Aufgaben und sage bisweilen Meetings einfach ab. - Links
Gute Notizbücher gibt es bei Moleskine (Die Legende) und Leuchtturm
Tipps zur Alltagsplanung gibt es im Imgriff-Blog (Stichwort ZTD)